LGPD: o que profissionais de RH precisam saber sobre a nova legislação e seus impactos

Conheça os impactos da LGPD no RH

A LGPD no RH é obrigatória por diversos motivos. O principal é o fato de o setor de Recursos Humanos das empresas estarem constantemente em contato com dados de funcionários.

Com o avanço da tecnologia, as empresas começaram a adaptar seus processos, utilizando o ambiente digital para captar e armazenar informações. Contudo, é muito fácil vazar um dado, mesmo que acidentalmente. 

O vazamento de dados se tornou um grande problema já que a pessoa confiava informações pessoais a uma empresa e de repente via tudo compartilhado na internet. Por isso, em 2018, foi aprovada uma lei específica para a proteção desses dados, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

O que é a LGPD?

A LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, aprovada em 2018 com o intuito de mudar completamente o modo como as empresas operam dados pessoais de funcionários ou terceiros.

A LGPD foi criada para regular a forma como os dados pessoais das pessoas são tratados, protegendo o direito de privacidade de todos os indivíduos.

Apesar de ter entrado em vigor apenas em 2020, a lei estabeleceu diversas normas que tanto empresas públicas quanto privadas são obrigadas a seguir.

Por isso, acabou tendo um impacto direto nas organizações, em especial no RH. Isso porque esse é um setor que cuida de diversas informações, como dados de candidatos durante processos de recrutamento.

Quem deve cumprir a lei?

Toda empresa pública ou privada que fizer uso de dados pessoais, seja coleta, armazenamento ou exclusão, deve obrigatoriamente cumprir os requisitos da LGPD.

Os requisitos são:

  • a operação deve ser realizada dentro do Brasil;
  • o objetivo do uso dos dados deve ser para a oferta de produtos e serviços.

No caso de processos de recrutamento, a LGPD no RH exige que o setor adeque-se à legislação, visto que existe o contato com um banco de dados com informações de candidatos.

O que o não cumprimento acarreta?

Ao não cumprir com a LGPD, a empresa fica sujeita a penalidades estabelecidas pela legislação.

Essas penalidades da LGPD variam de advertências até multas, que podem ser diárias. As multas podem ser relativas a 2% do faturamento da empresa ou podem chegar a um limite de R$ 50 milhões por cada infração.

O que a lei diz?

Existem alguns termos jurídicos em relação à LGPD, todos relacionados ao processo de recrutamento e seleção.

Sendo assim, a LGPD no RH tem termos específicos, que são:

  • Titulares de Dados: os candidatos;
  • Controladores de Dados: os recrutadores;
  • Operadores de Dados: os softwares.

De acordo com a lei, esses três grupos podem manipular dados de terceiros, ou ainda possuírem direitos sobre esses dados.

Como a LGPD afeta o RH e os recrutamentos?

A LGPD impacta o RH, visto que o setor lida com dados de funcionários e candidatos.

Então, é fundamental se adequar à LGPD, tornando o processo de coleta e uso de dados mais transparente.

Com a LGPD, agora o RH precisa ter documentos de permissão das pessoas para conseguir usar seus dados, dizendo qual será a finalidade e o período de utilização.

A LGPD se baseia em 3 pilares:

  • Finalidade: informar o motivo pelo qual a empresa precisa coletar aqueles dados;
  • Adequação: o setor deve fazer com os dados exatamente o que explicou na finalidade;
  • Necessidade: os dados são limitados para serem usados somente de acordo com o que foi explicado na finalidade.

Um grande impacto da LGPD no RH é o fato de o setor ter que redobrar a atenção em suas atividades de rotina. Por exemplo:

  • Banco de dados de currículos;
  • Informações fornecidas ao plano de saúde;
  • Envio de dados para terceiros, como sindicatos e órgãos públicos.

Como a LGPD exige que o setor de Recursos Humanos colete apenas as informações necessárias, será fundamental se atentar aos processos de recrutamento e seleção. É essencial garantir que não haja vazamento de dados e que a cultura organizacional continue intacta.

Quais processos irão mudar?

Com a LGPD, muitos processos irão mudar. Entre eles, o de recrutamento, seleção e gestão de benefícios. A maior mudança com a LGPD no RH será o método utilizado para a coleta de dados nos processos. Mais do que nunca, é preciso garantir uma segurança maior sobre os dados de terceiros.

LGPD e sistemas online

A LGPD já causou diversos impactos, criando muitos desafios para as empresas que se depararam repentinamente com essa nova lei e precisaram se adaptar rapidamente.

No meio de tudo isso começou uma pandemia, o que fez com que boa parte das empresas adotasse o método de trabalho home office para seus funcionários.

Então, novamente, surge uma dificuldade de implantar a LGPD nesse ambiente de incertezas.

Por isso, o RH é responsável por garantir também que todas as atividades exercidas em casa estão sendo feitas de forma segura, sem risco de vazar qualquer informação sensível.

É claro, a maior aliada do RH nesse momento é a tecnologia. Para que a empresa não corra riscos, é necessário que ela adote softwares específicos de gestão para o setor de Recursos Humanos.

Esses softwares permitem o armazenamento dos dados de forma segura, de modo que não seja desrespeitada a LGPD no RH.

Além de ser uma ótima solução para a LGPD, os sistemas online garantem que os colaboradores tenham uma maior autonomia quanto aos dados apurados e facilitam a gestão dos dados. 

Dentro dos sistemas online, a LGPD exige que:

  • os dados sejam controlados por alguém que será denominado Controlador;
  • os dados sejam operados por alguém que será denominado Operador.

Saiba como adotar a LGPD na sua empresa

A LGPD  pode ser adotada na sua empresa por meio de treinamentos e campanhas de conscientização.

Além disso, não basta que o RH entenda o que é a LGPD e se adeque a ela, todos os funcionários precisam compreender como ela funciona e quais são seus impactos.

A LGPD no RH é importante, mas também é fundamental treinar os outros setores para aprenderem a lidar com a LGPD.

Por exemplo, assim como a LGPD exige que a coleta de dados seja transparente e que as informações sejam bem armazenadas, o mesmo deve ser passado para todos os outros setores.

Adequar a LGPD pode parecer uma tarefa difícil, mas é relativamente fácil. Basta a empresa seguir todas as normas da LGPD.

Por fim, apesar de todos os impactos que a LGPD causa, ela não é um bicho de sete cabeças. Além disso, a LGPD foi criada visando uma maior segurança dos dados das pessoas, portanto é um benefício para todos.

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